Pour aider leurs employés à mieux vivre leurs conditions de travail, les employeurs les plus avancés ont créé de nouveaux espaces pour se concentrer ou travailler à plusieurs. La « huddle ⁽²⁾ room » est une petite salle de réunion pour trois ou quatre personnes. Ce lieu est généralement utilisé pour des réunions de projets ou des séances d’information. L’« huddle room » est principalement conçue pour encourager la collaboration et la créativité entre les collaborateurs. Associant la vidéo et le son, elle devient la méthode de communication préférée dès lors que le système installé est simple et fonctionnel.

(1) Source Actineo, observatoire de la qualité de vie au bureau
(2) « To huddle » en anglais, signifie se blottir. 

Les salles de réunion ont naturellement émergé dans des espaces professionnels sans cloisons. Elles sont une excroissance logique, répondant aux besoins spécifiques des employés qui, étant dans des espaces de travail ouverts, ont besoin de se réunir encore et encore dans un espace plus privé et fermé. L’« huddle room » redéfinit non seulement l’espace de bureau, mais aussi la façon dont la technologie est intégrée à elle. Cette nouvelle organisation de l’espace de travail offre des avantages significatifs :

• encourage le travail d’équipe ;
• pas besoin de réserver une « huddle room » ; c’est la loi du premier arrivé, premier servi ;
• permet la concentration et l’isolement ;
• augmente la productivité ;
• nécessite peu d’équipement !

Au sein d’une entreprise, chaque espace est utile. Malgré sa nouveauté, la petite salle de réunion est confrontée à une crise d’identité, en raison du rythme actuel avec lequel la technologie évolue et envahit les espaces de travail. La mise en œuvre de la technologie définit l’utilisation de l’espace. Une « huddle room » est transformée par l’ajout d’un écran, d’un ordinateur portable, d’une connexion Internet, d’une ligne filaire et d’un micro.

La flexibilité
Tout d’abord, les gens utilisent les petites salles de réunion en raison de la flexibilité. La plupart des entreprises ou des établissements d’enseignement ont de nombreuses « huddle rooms », il n’est donc pas nécessaire de planifier en jours ou semaines à l’avance. Si un événement inattendu arrive qui doit être discuté par toute une équipe, ils peuvent se réunir dans la salle immédiatement. Et parce que la plupart des salles de « huddle » sont équipées des technologies de communication, les groupes peuvent échangés en audio et/ou vidéoconférence avec les collègues, les partenaires, etc., le tout à distance.

Intimité des communications
Tout le monde comprend l’ennui des grandes réunions du personnel de l’entreprise – de longs monologues, des paupières lourdes et des pertes d’attention. Pour réduire ces réunions le plus souvent non productives, les salles de réunion sont prévues pour créer une séance plus intime pour les petits groupes. Chaque personne du groupe est plus impliquée dans la communication et reste focalisée sur sa tâche.

Un prix plus compétitif
Avec la chute énorme des prix sur l’accès à large bande et les écrans, il y a eu un changement de la fonction principale de la « huddle room ». Ce petit espace de collaboration devient progressivement une salle d’équipe qui accueille plusieurs écrans et des tableaux blancs interactifs où les vidéoconférences peuvent également être programmées.

Si vous proposez à une entreprise de s’équiper d’une « huddle room », le minimum requis est un écran LED de 40 à 70’’ fixé au mur pour gagner le maximum d’espace, une caméra et un microphone, une liaison Internet et un espace de travail central avec des chaises.
Cet équipement est beaucoup moins cher que celui d’une grande salle de conférence. Les outils de communication représentent souvent moins de 5000 € par salle. C’est l’une des raisons pour lesquelles les » huddle rooms » sont l’avenir de la technologie : dans le climat économique actuel, les entreprises doivent trouver des moyens d’abaisser leurs frais de fonctionnement tout en maintenant l’efficacité des employés.

La solution est un dispositif de présentation sans fil
L’« huddle room » peut garder sa fonction principale tout en s’adaptant aux autres besoins de l’entreprise, il reste important d’évaluer la performance de cet espace en termes de coûts. Beaucoup d’entreprises ont choisi d’utiliser un dispositif de présentation. En éliminant la nécessité de connexions multiples, un appareil tout-en-un est beaucoup moins cher et reste parfaitement adapté à l’objectif d’une « huddle room ».

Crestron AirMedia est un exemple de solution pour une « huddle room ». Cette installation plug-and-play vous ouvre un monde de possibilités : vous pourrez créer des présentations sans fil, partager facilement du contenu et organiser des sessions de travail collaboratives. Toute personne peut entrer dans une salle de réunion, se connecter au réseau Wi-Fi et fournir du contenu HD à partir de n’importe quel appareil mobile.

Une autre solution convient également aux espaces de travail : les écrans interactifs Smart. Smart Technologies offre une large gamme de produits interactifs pour la collaboration et l’apprentissage. Un système multi-utilisateur favorise l’échange et la productivité. Le logiciel de conférence Smart Bridgit permet également des sessions dynamiques et interactives, ce qui favorise encore la collaboration entre les participants.

Associés, AirMedia et Smart créent un combo parfait pour assurer la fonction première de la salle de réunion comme un espace de réunion informel.

Dans le futur
Les utilisateurs et les intégrateurs auront besoin de trouver des outils qui permettent aux installations vidéo de se faire différemment. Nous sommes entrés dans un monde centré sur les données où nous devons pouvoir compter sur un petit (ou unique) ensemble d’outils qui permettent des installations collaboratives simples. Les éléments les mieux adaptés à une « huddle room » varient en fonction des besoins du commanditaire. La facilité d’utilisation, le coût relativement faible et la capacité de conduire un travail plus ciblé sont toutes les raisons pour lesquelles la technologie « huddle rooms » est l’avenir de la collaboration.
Les entreprises qui cherchent à utiliser des solutions comme Zoom, Lync et Webex pour la téléconférence ont besoin d’un moyen simple pour connecter les collaborateurs. Pour cela, l’intégrateur doit quantifier le gain de l’installation et conseiller ses clients sur de la vidéo en services gérés dans le « cloud », qui peut être facturé à la minute.
Les intégrateurs doivent savoir ce qu’il existe et s’assurer que les clients apprennent comment les outils peuvent les aider à fournir de meilleurs résultats. Il ne sert à rien de vouloir adapter d’anciens systèmes avec des solutions actuelles. Mieux vaut recommencer à zéro.

8 raisons pour proposer une huddle room

1.) Le loyer moyen en Île-de-France pour l’immobilier d’entreprise est de 316 €/m2/an. Donc le temps des mètres carrés inutilisés pour des salles de conférence surdimensionnées est terminé. La loi impose un minimum de 15m³ par employé, soit 2,5 m x 2,5 m x 2,4 m.

2.) Les travailleurs modernes, en particulier les Millénium, attendent et exigent l’accès à la collaboration à tout moment et n’importe où.

3.) Les tendances en matière de conception du lieu de travail se déplacent vers des espaces « ouverts » et flexibles, ce qui signifie que les employeurs doivent maximiser l’utilisation de l’espace et qu’ils optent souvent pour des espaces de passage et de collaboration.

4.) Il y a beaucoup plus de travailleurs mobiles et à distance aujourd’hui, ce qui implique que quand ils travaillent au bureau, ils ont besoin d’un endroit pour mener des affaires et collaborer.

5.) Espace ouvert ou non, les employés ont encore besoin de lieux tranquilles dans lesquels passer de longs appels, prendre des notes en activant le haut-parleur ou pour régler des problèmes personnels.

6.) La demande pour la conférence Web et la vidéoconférence explose, encore une fois. Impossible de faire des réunions-repas dans un espace ouvert.

7.) Les priorités modernes de l’entreprise comme la virtualisation, le cloud computing, le partage de contenu dans le nuage, le BYOD et la téléconférence se prêtent bien aux environnements de salles de réunion.

8.) Les environnements de travail collaboratifs semblent assurer une plus grande rétention des salariés. La collaboration a un impact immense sur les performances de l’équipe. Les environnements de collaboration favorisent la créativité. Et une grande partie de cette collaboration se produit dans les huddle rooms.

Une salle de réunion type
1 Haut-parleurs haute fidélité
2 Protection contre les surtensions
3 Micro – écran de contrôle
4 Plateforme de conférence
5 Support de fixation pour écran de 40 à 70’’
6 Table adaptée à la vidéoconférence, passage de câble notamment
7 Système de présentation sans fil connecté à l’écran central
8 Écran LED de 40 à 70’’
9 Chaises confortables pour des réunions efficaces

Les conditions d’une salle de réunion réussie

Pour les utilisateurs :
Une collaboration vidéo puissante pour tirer le meilleur parti des réunions
• Audio, contenu et vidéo de haute qualité
• Technologie facile à utiliser

Pour les équipes informatiques :
• Des solutions vidéo pour les petits espaces à un prix abordable
• Installation simple et conception compacte pour un déploiement rapide et facile
• Gestion facile

Avec Jooxter, pour trouver où se réunir
Trouver une salle libre pour se concentrer ou travailler à plusieurs peut être source de stress pour les salariés. D’où l’intérêt de la solution de cette startup, qui associe des applications et des balises pour rendre les espaces de travail communicants. Grâce à quoi, via une application accessible sur Internet et sur mobile et avec des balises BLE (Bluetooth Low Energy) personnalisables et plug & play dans les espaces de réunion et autres salles, le salarié peut localiser et réserver immédiatement une salle libre. Un véritable gain de productivité pour le salarié et son employeur.